Une méthodologie de travail est-elle indispensable pour la réussite d'un projet GED ? Car la solution seule ne suffit pas...

Il n'est pas aisé de répondre à cette question car dans une certaine mesure, le fait d'intervenir dans ce domaine implique que vous ayez plusieurs profils d'interlocuteurs. Chaque métier nécessite d'adapter son approche afin de mener à bien un projet GED. Pour ma part, je distingue deux principales catégories d'interlocuteurs en fonction de son niveau culturel et technique. Si votre interlocuteur est rompu aux mécaniques d'indexation ou à l'inverse novice dans ce domaine, la mise en place d'une application GED et d'une base de connaissance ne se déroulera pas de la même manière. Plus il maîtrise la structuration mentale ainsi que les termes communs de la gestion documentaire, plus il sera aisé d'adapter l'outil au besoin.

Nous adressons par exemple deux marchés très proches en apparence : le marché de la documentation et celui de la communication. Ils nécessitent tous deux une gestion documentaire ainsi qu'une gestion de la veille. Or, leur manière d'appréhender ces besoins est radicalement différente. Si le moteur de départ est semblable, le projet à bâtir est différent. À partir d'une même application, la méthodologie devra s'adapter pour apporter la bonne solution de gestion de l'information au sens large. 

Prenons deux exemples extrêmes : lors d'un projet mené avec des personnes rompues à l'indexation telles que les documentalistes, vous entrez rapidement dans le dictionnaire de données et la constitution du référentiel commun. Si vous travaillez avec des personnes pour qui l'indexation n'est pas le métier, la démarche s'en trouve inversée car celles-ci se focalisent sur le produit final. Les métiers de la communication portent leur attention sur les destinataires, le référentiel n'est pas considéré comme élément clé mais comme compilateur de fichiers PDF à des fins de revue de presse. Il s'agit donc avant tout d'utiliser un savoir-faire métier pour sous-tendre l'application livrée avec un objectif de pertinence.  

Selon le métier, l'utilisation finale d'une application GED ne sera pas la même et l'agilité est primordiale dans la manière d'aborder un projet qui peut être différent en fonction du profil.

Quelles sont les étapes incontournables pour déployer un projet standard de GED ?

Par expérience, j'évalue deux grands domaines sur lesquels il est indispensable de travailler au cours d'un projet GED :

• les typologies de documents
• les typologies de personnes / métiers

Tous les projets nécessitent une double analyse sur le corpus de documents et les usages. Pour un profil donné en entreprise, le type d'usage ainsi que la notion de culture sont importants. Vous n'utilisez pas les mêmes outils de recherche et de restitution en fonction de votre métier, si vous êtes avocat ou un professionnel du domaine culturel.

Y a t-il des limites à la GED ? (technologiques, réglementaires, sécuritaires...)

D'autant plus à l'ère du RGPD et du respect des données personnelles, la notion de sécurité de la donnée est primordiale. La GED permettant d'aller plus loin, le risque premier est la maîtrise du contenu en terme d'alimentation du système et d'accès aux données, pour preuve les lourdes amendes infligées aux plateformes non suffisamment vigilantes. 

Le deuxième risque est celui de la fuite de données. Dans un système GED, vous pouvez rendre accessibles des documents et rapports confidentiels. Il est donc primordial d'instaurer un système de gestion des autorisations très pointu. Par exemple, nous travaillons beaucoup avec le secteur juridique où les organisations peuvent présenter d'énormes risques si l'information fuit. Ce secteur nécessite par défaut un système de protection et d'accès aux documents infranchissables. La limite n'est pas vraiment technologique car nous avons des documents lisibles aujourd'hui qui ont été déposés dans notre base en 1995 ! Les premiers documents ont été versés il y a environ 30 ans.

Quels sont les bénéfices d'une telle technologie pour une organisation ?

Les bénéfices sont multiples ! J'en vois 3 principaux.

1. Le partage et l'exhaustivité des résultats

Chez Kentika, nous avons la particularité de ne pas être en silo, nous sommes nativement décloisonné. Il n'est pas nécessaire de savoir dans quel silo a été déposé un document car la recherche transverse est intégrée dans notre application. Il est donc possible de retrouver n'importe quel document avec un minimum d'indexation. La recherche est efficace en métadonnées ainsi qu'en texte intégral.

2. La pérennisation de l'information

En limitant le dépôt et la sauvegarde de documents sur des disques durs, serveurs ou postes de travail différents, vous ne disposez pas d'un point central pour la conservation de l'information. Avec la GED, vous diminuez le risque de perte de l'information.

3. Le gain de temps

Une GED évite la recherche dans différents systèmes, vous centralisez et êtes plus efficace, vous gagnez un temps considérable.

Quels secteurs restent encore à convaincre ? Quelques exemples concrets ?

Il en reste encore évidemment dès lors qu'ils effectuent une veille documentaire. Mais tous n'ont pas nécessairement besoin d'une GED. Le domaine le plus concerné est le secteur juridique qui nécessite d'indexer et archiver un volume important de documents comme pour des affaires de la dimension de class actions. Notre application GED a permis de gérer la masse de pièces documentaires des plus gros procès au Canada. En France, notre système judiciaire est encore une justice de "papier", en retard sur sa digitalisation.